برای مدیریت زمان و پیگیری کارهای روزانه و وظایف کاری انبوهی از تکنیکها وجود دارند که بهرغم ظاهر متفاوتشان در دو ویژگی مشترکند: یادداشت کردن کارها و دستهبندی کارها. اگر فرقی هست، در مراحل بعدی است.
مثلاً در تکنیک ماتریس آیزنهاور ما کارها را مینویسیم و در مورد هر کار به دو سوال پاسخ میدهیم: «ضروری است یا غیرضروری؟ فوری است یا غیرفوری؟». سپس، بسته به پاسخ این دو سوال، آن کار را در یکی از چهار خانهٔ ماتریس قرار میدهیم.
همین یادداشت کردن و دستهبندی کردن را در برنامهریزی به روش GTD هم میبینیم. در آنجا هم کارها را یادداشت کرده و دنبال میکنیم. دستهبندی هم به این صورت است که کارهای زیر دو دقیقه را درجا انجام میدهیم و هنگام ثبت کارهای باقیمانده هم حواسمان هست که «پروژهها» را از «اقدامها» جدا کنیم.
حتی تکنیک پومودورو (یا به تعبیر دیگر: تکهتکه کردن زمان یا تایم باکسینگ) هم از همین دست است. یعنی کارها را فهرست میکنیم و مینویسیم. بعد نگاه میکنیم که هر کار به چند پومودورو (بازههای زمانی ۲۵ دقیقهای یا ۳۵ دقیقهای) نیاز دارد و بر اساس آنها برنامهٔ زمانیمان را پر میکنیم.
اما کمتر پیش میآید که دربارهٔ جزئیات این کارها حرف بزنیم. مثلاً اینکه یادداشت کردن کارها بهتر است با چه کلماتی یا چه نوع جملهبندیای انجام شود. یا چه شرطها و ملاحظات دیگری را باید در نظر بگیریم که این نوشتنها، تقسیمبندیها، اولویتبندیها و زمانبندیها مفید باشند.
این جزئیات که ساده و پیشپاافتاده بهنظر میرسند، و به همین علت کمتر دربارهشان صحبت میکنیم، نقش مهمی در موفقیت یا شکست تلاشهای ما دارند. وقتی به آنها توجه نمیکنیم، پس از مدتی میبینیم تغییری جدی و واقعی در شیوهٔ کار کردن ما ایجاد نشد و خود «دفتر یادداشت کارهای روزانه» و «فهرست پیگیری کارها» به دردسری تازه و اضافی تبدیل شد.
یکی از کسانی که از این نوع تکنیکها ناامید شده بود – بهدرستی – میگفت: من خودِ «یادداشت کردن کارهای روزانه و تقسیمبندی وظایف کاری» را در ماتریس آیزنهاور در بخش کارهای «غیرضروری و غیرفوری» قرار میدهم!
در این درس میخواهیم دربارهٔ تعدادی از این نکات نسبتاً واضح و پیشپاافتاده حرف بزنیم. حتی اگر هیچ نکتهٔ تازهای در میان آنها نباشد، باز هم مرور گاهوبیگاه آنها اهمیتشان را به ما گوشزد میکند:
گزینشی ننویسید
این نکته شاید ساده بهنظر برسد. اما یکی از علتهایی که باعث میشود عدهای یادداشت کردن کارهای روزانه را رها کنند این است که از این روش بهصورت گزینشی استفاده میکنند. مثلاً وقتی لیست خرید مینویسند، میگویند «شیر که حتماً یادم میماند و نوشتن نمیخواهد، اما خرید مایع ظرفشویی را یادداشت کنم که یادم نرود.»
همین موضوع ساده باعث میشود وقتی به سوپرمارکت یا مرکز خرید مراجعه میکنند، شیر و چند مورد شبیه آن را که در ذهن داشتهاند بخرند و اصلاً یادشان برود که باید لیست خرید خود را بررسی کنند. بعد از مدتی هم به نتیجه میرسند که نوشتن کارهای روزانه هم دردی از من دوا نمیکند.
همین مثال ساده را میشود به کارهای مهمتر و وظایف کاری هم تعمیم داد و حتی فراتر از آن، هر جایی که قرار است فهرستی بنویسید، بهتر است به این قاعده وفادار باشید:
یا همهٔ کارهای روزانه خود را یادداشت کنید، یا کلاً سراغ این کار نروید.
یا نام همهٔ پروژههایتان را در یک برگه یا فایل داشته باشید، یا اصلاً این کار را نکنید.
یا همهٔ سرفصلهای سخنرانی خود را یادداشت کنید، یا اصلاً این کار را انجام ندهید.
یا همهٔ خریدهای خود را بنویسید، یا اصلاً ننویسید.
یا همهٔ وسایلی را که قرار است در چمدان سفر قرار دهید یک جا بنویسید، یا کلاً ننویسید.
نوشتن گزینشی یا دردسرساز میشود یا بیخاصیت. بهتر است از این کار اجتناب کنید.
همیشه یک ابزار یا فهرست واسط داشته باشید
مستقل از اینکه چه ابزاری برای یادداشت کردن کارهایتان انتخاب کنید، همیشه زمانهایی هست که آن ابزار در دسترستان نیست یا دسترسی به آن ساده نیست. بنابراین همیشه بهتر است یک روش دوم را هم مد نظر داشته باشید و ابزار دومی را هم در دسترس خود نگه دارید.
مثلاً اگر از دفترچه یادداشت استفاده میکنید، خوب است در واتساپ یا تلگرام هم یک کانال یا گروه شخصی داشته باشید تا بتوانید اسکرینشاتها یا پیامها را در آن قرار دهید تا بعداً وارد دفتر یادداشت خود کنید.
یا اگر از اپلیکیشنهای پیگیری کارها استفاده میکنید، ممکن است در لحظه به گوشی موبایل یا لپتاپ خود دسترسی نداشته باشید یا نتوانید تصمیم بگیرید که بهترین روش ثبت یک کار چیست (به چه اسمی؟ در کدام دسته؟ با چه جزئیاتی؟ اصلاً آیا میخواهم این کار را واقعاً انجام دهم؟). یادداشت کردن روی کاغذ به شما فرصت میدهد تا بعداً در مورد بهترین شکل ثبت آن تصمیم بگیرید.
ابزار دوم صرفاً برای ایجاد یک لیست موقت یا لیست حائل (buffer list) است و نباید خیلی شلوغ و بزرگ شود. حداکثر هر شب یا آخر هفته (بسته به جنس کارهایی که مینویسید) این لیست بافر را خالی کنید.
تا حد امکان نزدیک به زبان واقعیتان بنویسید
سعی کنید در نوشتن کارها از زبان روزمرهٔ خود استفاده کنید. همان زبانی که خوب میفهمید و به آن زبان با دیگران حرف میزنید یا در خلوت خودتان فکر میکنید. اگر قصدتان «پاک کردن فایلهای بهدردنخوری که این مدت جمع کردم» است، آن را به شکل «سر و سامان دادن به فضای هارد لپتاپ» ننویسید. شاید ظاهراً فرق زیادی نداشته باشند، اما با این سبک نوشتن، یک بار وقت ثبت کردن، زبان روزمرهٔ خود را به زبان رسمی ترجمه میکنید و یک بار وقت بازخوانی لیست، آنچه را نوشتهاید به آنچه از اول در ذهنتان بوده بازمیگردانید.
یادداشت کردن کارها قرار است فشار ذهنی شما را سبکتر کند، نه اینکه باری به بار ذهنی شما بیفزاید.
مبهم ننویسید
بسیاری از کسانی که خودشان را اهمالکار میدانند، واقعاً اهمالکار نیستند. رها شدن بخشی از کارهایی که در فهرست کارهای روزانه نوشتهایم، لزوماً به معنای تنبلی یا کمبود وقت نیست. گاهی ما کارها را آنقدر مبهم مینویسیم که خودمان بعداً راحت تشخیص نمیدهیم باید چه کاری انجام دهیم. یا اینکه «همهٔ اجزای آن کار» را درست تشخیص نمیدهیم.
بههمین علت معمولاً در فهرست ریشه های اهمال کاری عبارت «fuzzy tasks» را زیاد میبینیم (وظایف و کارهای مبهم).
چند مثال از عبارات مبهم
«تعیین تکلیف پروژه» واقعاً معنای شفافی ندارد. حتی ممکن است در لحظهٔ نوشتن برای شما معنای مشخصی داشته باشد و در لحظهٔ خواندن، معنای دیگری پیدا کند. اما «عصر با فرانک تماس بگیرم و از او بپرسم که طرح اولیه را چه روزی تحویل میدهد؟» یک کار مشخص و شفاف است.
«هماهنگی برای برگزاری جلسه» عبارت گنگی است. اما «ارسال ایمیل برای کسانی که قرار است در جلسه شرکت کنند» یک عبارت نسبتاً شفاف است. همچنین «صحبت با شهرزاد برای انتخاب شرکتکنندگان مناسب این جلسه» در مقایسه با «هماهنگی برای برگزاری جلسه» یک عبارت شفاف محسوب میشود.
انتظار برای اقدام دیگران «کار» نیست
یکی از آفتهای لیستنویسی و ثبت کارهای روزانه تبدیل شدن فهرست «کارها» به یک «یادداشت عمومی» است. به این صورت که بعد از مدتی عادت میکنید هر چیزی را که میخواهید بهخاطر بسپارید، داخل فهرستتان جا دهید. به این برگه نگاه کنید:
زنگ زدن به فرانک، در آوردن چارچوب ایمیل و خریدن پاکت نامه واقعاً «کار» هستند. اما اینکه کارتن لوازم یدکی فرستاده میشود یا از سامان خبری نشده واقعاً چیزی نیست که در این فهرست بیاید. اگر قرار است بهخاطر کارتن لوازم یدکی کاری انجام شود، باید کار را نوشت. اگر قرار است دنبال سامان بگردیم و ببینیم چه شده و چرا خبری از او نیست باید آن را در قالب کار یا کارهای مشخصی بنویسیم. اما اگر صرفاً با هدف خالی شدن ذهنمان مینویسیم (که کار درستی است) یا میخواهیم فعلاً اینها را یک جا نوشته باشیم که یادمان نرود تا بعداً تکلیفشان را مشخص کنیم (که این هم کار خوبی است) جای این نوشتهها وسط لیست کارها نیست.
روشهای مختلف دستهبندی کارها را امتحان کنید
ما معمولاً کارهایمان را «دستهبندی» میکنیم. این دستهبندی نقش مهمی در ایجاد نظم نظمی دارد و آشفتگی ذهنی را کاهش میدهد. اما معمولاً به یک یا دو روش دستهبندی اکتفا میکنیم؛ آن هم روشهایی که اغلب آگاهانه انتخاب نکردهایم.
یکی از رایجترین دستهبندیها، دستهبندی زمانی است (مثلاً جدول کارهای روزانه یا جدول کارهای هفتگی و کارهای ماهانه درست میکنیم). دستهبندی دیگر هم تفکیک کار و زندگی است.
اما اینها تنها روشهای دستهبندی کارها نیستند. بسته به شرایط زندگی و نوع کارهایتان ممکن است دستهبندیهای بهتری وجود داشته باشند. این چند مورد را صرفاً به عنوان چند ایدهٔ اولیه در نظر بگیرید:
برای مشاهدهٔ متن کامل این مطلب کافی است (بدون پرداخت هرگونه هزینه) در سایت متمم ثبت نام کنید. پس از ثبتنام به تعداد قابلتوجهی از درسهای متمم دسترسی پیدا میکنید:
نمونه درسهای کاربر آزاد
البته اگر بخواهید به همهٔ درسهای متمم دسترسی از جمله درسهای زیر دسترسی داشته باشید لازم است حق اشتراک بپردازید:
مدیریت کسب و کار (MBA) | توسعه فردی
خودشناسی | شخصیت شناسی | هدف گذاری
مسیر شغلی | کوچینگ | مشاوره مدیریت
تصمیم گیری | عزت نفس | زندگی شاد
تسلط کلامی | مهارت ارتباطی | فنون مذاکره
ثبت نام رایگان تجربهٔ متممیها
برای خرید دوره های صوتی هم میتوانید به صفحهٔ فروشگاه متمم سر بزنید.
هیجانزده رفتار نکنید!
یکی از مهمترین اشتباهات کسانی که سراغ برنامه ریزی و افزایش انضباط شخصی میروند این است که بهشدت هیجانزده رفتار میکنند (به زبان خودمانیتر، جوگیر میشوند). مثلاً وقتی تصمیم میگیرند کارهایشان را بنویسند، دهها فهرست درست میکنند: کارهای صبح، کارهای ظهر، کارهای قبل از رفتن به شرکت، کارهای اولویت بالا، کارهای بدون اولویت، کارهای مربوط به کتابخوانی، کارهای مربوط به یادگیری زبان و …
اگر کمی شور و شوق بیشتر داشته باشند، برای هر یک از این کارها هم انواع زیرمجموعهها را تعریف میکنند: ماتریس آیزنهاور برای یادگیری زبان. تعیین فهرست پنجاولویتی برای گسترش دایرهٔ لغات. فهرست موضوعاتی که باید برای آنها محتوا تولید شود (به همراه ده اولویت مختلف، سه روش دستهبندی، چهار شیوهٔ علامتگذاری و …).
از همان ابتدا مشخص است که این نوع رفتارهای هیجانی عمر کوتاهی دارند و بهسرعت متوقف میشوند. اثر منفیشان هم این است که به فهرست شکستها، رها کردنها و بینتیجه بودنها در ذهن ما اضافه میشوند و انگیزهمان برای تلاشهای بعدی را کاهش میدهند.
بهترین روش این است که چنین کارهایی را همیشه بسیار کوچک شروع کنید. بعد بهتدریج آن سبک خودتان را در آن کار پیدا کرده، و جزئیات بیشتر هم به آن بیفزایید. مثلاً اگر تصمیم میگیرید نوشتن کارها و داشتن task-list را جدی بگیرید، همزمان سراغ نظم دادن به خانه و محل کار و پروژهها و … نروید. فعلاً از یکی از موضوعات شروع کنید. مثلاً بگویید من میخواهم از این به بعد خریدهای خانه را واقعاً با نوشتن و فهرستسازی جلو ببرم. یا اینکه بگویید فعلاً میخواهم کارهای مربوط به یادگیری زبان را مکتوب کنم و با نظم جلو ببرم. بعد از مدتی میبینید بعضی از توصیهها برایتان مفیدند و بعضی دیگر به کارتان نمیآیند. کمکم با ایدههای تازه، سبک خودتان را پیدا میکنید. بعد از مدتی که حس کردید در یک زمینهٔ خاص مثل یادگیری زبان یا خریدهای خانه موفق بودهاید، سیستم خود را گسترش دهید و بگویید حالا برای تولید محتوا در شبکههای اجتماعی هم همین کار را میکنم.
بعد از مدتی میتوانید یک سیستم منسجمتر برای ثبت و پیگیری کارها ایجاد کنید. ضمن اینکه احتمالاً تشخیص خواهید داد در برخی موضوعات اصلاً لازم نیست از چنین ابزارهایی استفاده کنید و بهتر است روند منعطف، بینظم و طبیعی را کاملاً بپذیرید و از آن لذت ببرید.
ترتیبی که متمم برای خواندن مطالب سری مدیریت زمان به شما پیشنهاد میکند:
مدیریت زمان چیست؟ | دوره مدیریت زمان و اصول و تکنیک های آن
تعریف کارایی، تعریف اثربخشی و تفاوت کارایی و اثربخشی
تعریف اهمال کاری چیست؟ | چگونه عادت به تعویق انداختن کارها را ترک کنیم؟
انضباط شخصی | نظم شخصی یا نظم درونی چیست؟
آزمایش مارشمالو | قدرت اراده، خودکنترلی و حاشیههای آن
روتین چیست؟ شما چند روتین روزانه دارید؟
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ | از زمانهای خاکستری فاصله بگیرید
تکنیک پومودورو چیست؟ | چرا به سراغ تایم باکسینگ میرویم؟
برنامه ریزی درست چه ویژگیهایی دارد؟ | معرفی پنج اصل برنامه ریزی حرفه ای
چند نکته دربارهٔ ثبت و یادداشت کارهای روزانه (و وظایف کاری)
برای خواب بهتر کافی است فهرست کارهای فردایتان را بنویسید
نظم شخصی در پانزده دقیقه | قانون ۱۵ دقیقه
اولویت بندی کارها و فعالیت ها | ماتریس آیزنهاور
یک تکنیک مفید در برنامه ریزی برای آینده
سریعتر رفتن لزوماً ما را زودتر به هدف و مقصد نمیرساند
تعهد نود و هشت درصدی مستهلککننده است
اصل پارتو یا قانون ۲۰/۸۰ چه میگوید؟ | معرفی، کاربردها و نقد قانون پارتو
تعریف قانون پارکینسون چیست؟
تفویض یعنی چه؟ تعریف تفویض اختیار چیست؟
یکی از اصول تفویض اختیار به کارکنان | استعارهی میمون بر شانه
با دو شخصیت درون خود چه میکنید؟
اوقات فراغت | آیا باید به دنبال پر کردن اوقات فراغت باشیم؟
بیل گیتس، کتاب سورس کد، و تعیین تکلیف یک نقل قول معروف اما نادرست
در ستایش آهستگی | کتاب کارل اونوره دربارهٔ جنبش آهستگی و کندزیستی
نرم افزار برنامه ریزی روزانه و انجام کارهای شخصی Todoist
آموزش نرم افزار یادداشت برداری اورنوت
وان نوت (OneNote) | آموزش استفاده از نرم افزار وان نوت برای درس، کار و زندگی
برای تثبیت عادتهای خوب در زندگی روزانه از چه برنامهای استفاده میکنید؟
دانلود فایل صوتی اصول مدیریت زمان محمدرضا شعبانعلی
مایکروسافت تو دو (Microsoft To Do) | نرم افزار مدیریت وظایف و پیگیری کارها
مراحل نوشتن فهرست انجام کارهای روزانه | برنامه ریزی به روش GTD
جدول برنامه ریزی روزانه و چک لیست روزانه | فایل PDF برای دانلود
جدول برنامه ریزی هفتگی (+ فایل PDF برای دانلود)
جدول برنامه ریزی ماهانه (+ فایل PDF برای دانلود)
معمای تقویم ماهانه | اعداد مکعبها را چگونه انتخاب کنیم؟
مدیریت انرژی در کنار مدیریت زمان
کانبان چیست و چگونه خرید بک لینک قوی میتواند به مدیریت زمان و نظم شخصی کمک کند؟
تعریف توجه و انواع توجه | بازه زمانی توجه | توجه پایدار، انتخابی و متناوب
چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟ | معرفی و بررسی کتاب
کتاب آداب روزانه میسن کاری | عادتهای افراد موفق و بزرگان هنر و اندیشه
اثر معکوس | آیا ابزارهای افزایش کارایی، خود عامل اتلاف وقت میشوند؟
دیجیتال دیتاکس | سم زدایی دیجیتال چیست؟
چند کتاب مدیریت زمان | معرفی و اشاره به نکات کلیدی هر کتاب
کتاب خرده عادت ها (عادت های اتمی) | اثر جیمز کلییر
کتاب مینیمالیسم دیجیتال | درباره اعتیاد به اینترنت و شبکه های اجتماعی
کتاب مجالی برای تمرکز | توصیههایی برای افزایش تمرکز و بهره وری
کتاب کار عمیق | خلاصه کتاب، نکات مهم و نقد آن
کتاب مدیریت توجه (نیر ایال) | معرفی، خلاصه و نقد
کتاب مدیریت زمان برایان تریسی | معرفی، خلاصه و نقد
کتاب قدرت عادت نوشته چارلز دوهیگ
چند مطلب پیشنهادی از متمم:
نظم شخصی در پانزده دقیقه | قانون ۱۵ دقیقه
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ | از زمانهای خاکستری فاصله بگیرید
انضباط شخصی | نظم شخصی یا نظم درونی چیست؟
روتین چیست؟ شما چند روتین روزانه دارید؟